忘年会の案内状を町内会で出す時の書いておくべき内容は?

毎年年末の恒例行事と言えば、忘年会です。

町内会など、多くの大人が集まる場には欠かせないイベントですよね。

特に町内会は季節の行事があるので、案内状を書くのは苦労します。

何を書けば良いのか分からないと言う方もいると思います。

今回は、町内会向けの忘年会の案内状の文例をまとめています。

初めての町内会など、悩んでいる方はぜひ参考にしてみてくださいね。

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町内会での忘年会の案内状はくだけた内容でも大丈夫?

忘年会の案内状の文例ですが、

○○町内会会員各位

平成○年○月○日(案内状を出す日)

○○町内会

忘年会開催のご案内

拝啓

年の瀬もいよいよ押しつまり、皆様にはますますご活躍のことと拝察しております。

さて、恒例となりました忘年会が下記の通り開催の運びとなりましたのでご案内いたします。

時節柄、ご多忙中とは存じますがしばし年末の雑事を忘れ盛大に飲み語り合い、行く年を送りたいと存じますので、奮ってご参加くださいますよう、よろしくお願い申し上げます。

なお、会場準備の都合上、○月×日までにご出席の有無をご一報頂けますと幸いです。

敬具

平成○年○月○日(案内状を出す日)

幹事○○○○(あなたの名前)

連絡先○○○(あなたの電話番号)

日時:平成○年○月○日(忘年会を開催する日) 午後○時~

場所:○○○○(忘年会を行う場所、お店)
○○県○○市~(会場の住所、最寄り駅など)

会費:○○円

以上

という風になります。

ただ、これはかなり改まった文面です。

ご近所同士の付き合いが多いなど、もう少し気安い雰囲気の町内会もありますよね。

そういった場合は、「拝啓」と「敬具」を省いたり、堅苦しい敬語をですます調にアレンジするだけでも雰囲気が変わります。

また、案内状の隅にイラストを添える程度であれば、ふざけていると思われることもありません。

くだけた印象にしたいのであれば、そういった工夫もしてみると良いでしょう。

ただ、町内会には当然ながら色んな人がいます。

年齢層も幅広いので、あまり軽いノリで書いてしまうと白い目で見られることもあります。

参加しやすそうなフランクな文面も大事ですが、町内の人にどう思われるかは考えて書くようにしましょう。

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参加者倍増!?忘年会の案内状をおもしろくするためのポイントは?


忘年会ですが、幹事を務める以上は参加者を増やしたいですよね。

その為には、大前提として「魅力的な忘年会」にする必要があります。

いくら頭を下げたって、魅力の無い忘年会には誰も参加しません。

まずは「参加したい」と思える忘年会を考えましょう。

例えば、町内会の場合は色んな人がいますよね。

仕事の内容や家族構成など様々です。

ほとんどの仕事は年末がとても忙しいので、少しでも都合を合わせやすい日を選びましょう。

土日を選ぶのが基本ですが、月曜が出勤だと言う人に日曜の夜は厳しいですよね?

それに、クリスマスの前後は家族で過ごしたい人もいます。

帰省して、年越しは実家で迎えたいと言う人もいます。

会社の忘年会と被るので参加できないという人も当然います。

できれば、12月の中旬ぐらい。

少し早いかな?というぐらいの方が参加しやすくなります。

また、子供を放って参加できないと言う人への気遣いも忘れてはいけません。

子供連れでも入りやすいお店を選ぶことも大事です。

あまり夜遅い時間を設定してしまうと、主婦の方は参加しづらくなってしまいます。

案内状の作り方にも工夫が必要です。

新しく引っ越して来た人などは、どんな忘年会か分かりませんよね。

なので、前年の忘年会の写真などを案内状の隅に添えるとイメージしやすいです。

どんな雰囲気なのかイメージできる方が、参加しやすいですよね。

最近は、どのご家庭にもパソコンがあるので文書の作成もしやすいですよね。

色々なフォントを使ってみるなど、少しでも楽しそうな雰囲気の伝わる案内状を作ってみましょう。

案内状のデザインをチケットのデザインにするなど、イラストが得意な人はこだわってみても良いでしょう。

また、最近はご近所付き合いが苦手な人もいます。

そういった人は、余程のことが無い限りイベントには参加しようとしません。

例え善意であっても、無理強いはしないようにしましょう。

無理強いすると余計に嫌われてしまいます。

あまり何度もしつこく誘わないで、来ない人は来ないと諦める気持ちも肝心です。

参加者を増やすことにこだわり過ぎてはいけません。

大事なのは、できるだけ多くの人に楽しんでもらえる忘年会を計画することです。

忘年会の案内文で町内会ならどう書く?まとめ

いかがでしたか?

町内会の役割を任されるのは、とても面倒ですよね。

それでも大切なことなので、頑張ってください。

それでは、今回のおさらいです。

・案内状の基本は丁寧な文面で

・フランクにしたいなら案内状の隅にイラストを添えるなど

・できるだけ参加しやすい日を選ぶこと

・近所付き合いが苦手な人に無理強いをしないこと

の4つですね。

特に4つ目ですが、私もご近所付き合いが苦手です。

そんな中、「町内だから」とイベントに誘われるのはとても疲れます。

善意だと分かっていても、どうしても参加するのが億劫になってしまいます。

どの町にもご近所付き合いが苦手な人もいますから、気を遣ってあげてくださいね。

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