年末恒例のイベントと言えば、忘年会ですよね。
特に会社であれば、取引先やグループ会社もお招きしなければいけません。
そんな時に困るのが、案内状の書き方ですよね。
社内であればくだけたもので良いけど、社外ではそうもいきません。
下手な案内状で相手に嫌な思いをさせるのだけは避けたいですよね。
この記事では、社外向けの忘年会の案内状についてまとめています。
社外に向けての忘年会の案内状！くだけたものはやめるべき？
まず、案内状を出す時期です。
相手の会社にも仕事がありますし、特に年末は忙しいですよね。
なるべく1か月前には出すようにしましょう。
11月であれば、メールを確認したり忘年会の都合をつけることもできますよね。
早すぎても忘れてしまうので、11月頃がベストです。
幹事としても、早めに人数を知っておかなければお店に迷惑をかけてしまいます。
遅くならないように、少し早めに計画しておきましょうね。
また、忘年会には会費があります。
自社だけで払うこともあれば、取引先の方から徴収することもあります。
必ず会費については明記しましょう。
あとでお金の話を持ち出すのは、とても気まずいですからね。
会費が必要な場合も、気軽に参加しやすそうな雰囲気は忘れないでください。
参加費が必要となると、どうしても硬い雰囲気や高級なものを想像しがちですよね。
そうなると参加しづらいので、参加しやすそうな案内状を心がけましょう。
案内状の書き方
主に8つの要素で成り立っています。
2．宛名（取引先各位など）
3．差出人（主催する会社名と代表者の名前）
4．件名（忘年会の案内、など）
5．前文（時候の挨拶、相手の繁栄を喜ぶ挨拶、日頃の感謝。丁寧な言い回しで）
6．本文（忘年会についての情報）
7．末文（結びの挨拶）
8．忘年会の日時や場所、会費について書く
また、出欠の返事はいつまでに欲しいなど、具体的な日付を書くのもマナーです。
返事があったことに気付かずもう一度送ってしまうなど、余計な手間はかけさせないようにしましょう。
メールでの返信なのか、封筒を同封して返事を貰うのか。
返信方法についても、忘れず書き添えましょうね。
また、社外への案内状はできるだけ丁寧な物にしましょう。
くだけた雰囲気で書きたい気持ちは分かりますが、取引先に失礼があってはいけません。
グループ会社ならまだしも、取引先の場合は避けましょう。
特に会社の役員はご年配の方が多いです。
そして、ご年配の方ほどマナーには厳しい傾向があります。
失礼だ、無礼だと思われないように意識した案内状を作りましょう。
社外でも使える！忘年会の案内状をおもしろくするコツとは？
せっかくの忘年会だから、案内状を面白くしたいという気持ちはありますよね。
ですが、先程も書いた通り失礼に思われないようにしなければいけません。
相手の気持ちを考えない文章は、絶対に避けましょうね。
記載されていると大変便利なのは、お店への地図です。
多くのお店では、最寄駅からの地図をホームページに載せています。
それを案内状に載せるのは見る側からすると、とっても便利です。そのお店を知らない人への配慮になります。
丁寧に描けるという自信があるなら、その地図を自分で描いても良いでしょう。
少しぐらいよれた線でも、手作り感があると笑ってくれるかも知れません。
案内状をパソコンで作成する場合は、フォントにも気を配りましょう。
丸文字などのカワイイ文字は、見ていて楽しいものです。
ですが、それを取引先が見たらどう思うでしょう。
面白い案内状にしたいという考えよりは、マナーを第一に考えて失礼のない物が良いかと思いますよ。面白くするより、誠実さが伝わる文面を考えてみましょうね。
まとめ
いかがでしたか？
忘年会の幹事は、お店の予約に余興に大忙しですよね。
でも、任されたからには案内状も気を抜かずに頑張ってください。
それでは、今回のおさらいです。
・社外への案内状は丁寧な文面で
・返信方法や会費については忘れず明記
・くだけた内容を狙わないこと
・面白くなくて良いから、誠実な文面を心がける
の5つですね。
特に、忘年会だから、無礼講だからと考える人がいます。
しかし、無礼講とは目上の人が言うものです。
取引先の方が「今日は良いよ、気にしない」と言うものであって、あなたが言うものではありません。
ですから、普段と同じようにくれぐれも失礼の無いように気を付けてくださいね。
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