忘年会の案内状を上司に送る場合のマナーとは?社内と社外別の例文をご紹介

忘年会と言えば、上司も部下も一緒になって盛り上がる大切な行事ですよね。

幹事になってしまったら、お店の予約に案内状に大忙しです。

特に困るのは、案内状だと思います。

部下であれば気軽な文面で良いけれど、上司の場合は悩みますよね。

業務メールと同じでかしこまった文面では、何だか楽しくない雰囲気に見えてしまいます。

社内の雰囲気によっては少し面白くしても良いですが、基本は丁寧な言葉遣いにしましょう。

それが上司に対するマナーというものです。

この記事では、面白くする為のアイデアも含め、案内状のマナーをまとめています。

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忘年会の案内状で社外に送る場合の書き方のポイントは?

まず、上司を含め社内向けの案内状の例文です。

皆さん、お仕事お疲れ様です。

さて、今年も残すところあとわずかとなりました。

毎年恒例の忘年会を下記の通り計画しております。

師走のお忙しい時期とは思いますが、ご参加くださいますようお願い申し上げます。

日時:平成○年○月○日
○時~(受付開始 △時)

場所:○○○○(お店の名前)
(最寄駅×× 徒歩○分)

住所:○○○○○○(お店の住所)

電話番号○○○-○○○○(お店の電話番号)

幹事:○○部 ○○○○(あなたの名前)
電話番号○○○-○○○○(あなたの電話番号、内線番号)

恐れ入りますが、○月○日までに各部ごとの出欠表を○○部○○○○(あなたの部署、名前)まで提出してください。

という風になります。

拝啓といった挨拶や時候の挨拶はせず、本文から書き始めましょう。

社内だからとくだけたいのであれば、隅っこにイラストを添えるぐらいにしておきましょう。

センスに自信があるのなら文面にダジャレを入れても良いでしょう。

注意して欲しいのは、「人をいじらない」ことです。

例えば、「今年も部長が熱唱します!」など。

よく使われますが、部長が嫌がっていたらどうですか?

ものすごく失礼ですよね。

ですから、人をいじらないというのは第一に考えましょう。

また、社外に案内状を出す場合はもっともっと丁寧な文章にしましょう。

社外向け案内状の例文

拝啓

師走の候、皆様におかれましてはますますご清栄のことと心よりお慶び申し上げます。

さて、今年も恒例の忘年会シーズンがやって参りました。

今年は例年になく豪華な景品が当たるゲームもご用意致して、盛大に会を催す予定でございます。

グループ会社の親睦を深める目的も兼ねておりますので、万障繰り合わせてご参加くださいますようお願い申し上げます。

敬具

日時:平成○年○月○日
○時~(受付開始 △時)

場所:○○○○(お店の名前)
(最寄駅×× 徒歩○分)

住所:○○○○○○(お店の住所)

電話番号○○○-○○○○(お店の電話番号)

お問い合わせ先:株式会社○○(あなたの会社名)
郵便番号△△△-△△△△△ ○○市○○町○○

担当:○○部 ○○○○(あなたの名前)
電話番号○○○-○○○○(あなたの電話番号、内線番号)

恐れ入りますが、○月○日までに○○部○○○○(あなたの部署、名前)宛てに出欠をお知らせくださいませ。

という風になります。

拝啓、敬具を使ったり時候の挨拶を入れたりと、社内より改まった文面です。

グループ会社であればもう少しくだけた文章でも構いません。

ですが、決してふざけてはいけません。

難しい敬語を「です、ます」に言い換える程度にしておきましょう。

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忘年会の案内状!参加者を増やすには?社内向けの書き方とは?

せっかく幹事をするのだから、できるだけ多くの人に参加して欲しいですよね。

案内状だけで、参加者の「行こうかな」という気持ちはずいぶんと変わります。

皆さんも、堅苦しい文章よりは少しくだけた文章の方が楽しそうに感じますよね。

それと同じことです。

どんな雰囲気なのかイメージできると、参加しやすいですよね。

なので、去年の写真が残っていないか社内の人に聞いてみましょう。

もし余興の写真が残っていれば、それをお借りしてしまいましょう。

写真があると、どんな雰囲気なのか想像しやすいので参加しやすくなりますよ。

あとは、忘年会の会費って結構高いですよね。

なので、賞品が出ることや参加賞があることを明記しておきましょう。

人間、少しでも出したお金は取り戻したいものです。

ですから、賞品を明記するのは参加者を増やす上でとても大事なことになって来ます。

ただ、参加しやすい雰囲気を伝えることばかり考えてはいけません。

必要事項は必ず書いてくださいね。

開催場所や幹事、日時が分からないと誰も参加できませんからね。

また、ちょっとズルい方法ではありますが、ちょっとしたテクニックをお教えします。

最近、忘年会の案内状はメールがほとんどですよね。

それを利用します。

メールを一斉送信するのではなく、一人ずつ送信してください。

この時、「○○さん(相手の名前)にはぜひ参加して欲しいです」ということを添えましょう。

「には」となっているので、他の人より特別扱いされている感じがしますよね。

それが、「参加しても良いかな」という気持ちにつながります。

ちょっと面倒ですが、参加者を増やしたいのなら一度試してみてください。

忘年会案内文のまとめ

幹事はとても大変な役割ですが、任されたからには成功させたいですよね。

それでは、今回のおさらいです。

・忘年会とはいえ、案内状は丁寧な言葉で

・少しくだけても良いが、絶対に人をいじらない

・社外の場合はかしこまった文章で書くこと

・写真があれば、それを載せる

の4つですね。

面白くしたい気持ちは分かりますが、やりすぎには注意してくださいね。

「あいつ、普段の仕事ちゃんとしてるのか?」なんて思われたくないでしょう?

何事もほどほどが一番です。笑

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